p>ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΥΓΕΙΑΣ & ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΑΛΛΗΛΕΓΓΥΗΣ
ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ
ΚΑΙ ΤΕΧΝΙΚΩΝ ΥΠΟΔΟΜΩΝ
(Εγκύκλιος Γ.Γ./ΥΥΚΑ)
Κατεπείγον/άμεσου χειρισμού
Αθήνα, 2 Απριλίου 2009
Αρ. Πρωτ: Γ.Γ. 676/2-4-09
Προς: Διοικητές Υγειονομικών Περιφερειακών
& Νοσοκομειακών Μονάδων
Κοινοποίηση: – Γραφείο Υπουργού
– Γραφεία Υφυπουργών
– Γραφεία Γενικών Γραμματέων
– Δ/νση Οικονομικών Υπηρεσιών
– Δ/νση Προμηθειών
– Επιτροπή Προμηθειών Υγείας
– Υπουργείο Οικονομίας
– Γραφείο Υπουργού
– Γραφεία Υφυπουργών
– Γραφεία Γενικών Γραμματέων
– Γενικό Λογιστήριο του Κράτους
Θέμα: «Εγκύκλιος για την εφαρμογή της διαδικασίας ρύθμισης οφειλών προς προμηθευτές από τα Νοσοκομεία, σύμφωνα με την πρόταση του Υπουργείου Οικονομίας»
Ρύθμιση οφειλών μέχρι την 30.06.2007 (περιλαμβάνει τα ανεξόφλητα τιμολόγια έως την 30.06.2007).
Ως προϋπόθεση για τη ρύθμιση των οφειλών των νοσοκομείων μέχρι την 30.06.2007 έχει τεθεί η υπογραφή από το Νοσοκομείο και τον Προμηθευτή μιας σύμβασης, στην οποία θα επιβεβαιώνεται και από τις δύο πλευρές ο ακριβής αριθμός των τιμολογίων, τα οποία είναι ανεξόφλητα για καθένα από τα προηγούμενα έτη στα οποία αναφέρεται η συγκεκριμένη ρύθμιση, το συνολικό κατ’ έτος ποσό της οφειλής, καθώς και η ημερομηνία οριστικού διακανονισμού των οφειλών.
Της υπογραφής της σύμβασης θα προηγηθεί η εκκαθάριση και ο σχετικός έλεγχος των τιμολογίων από το Ελεγκτικό Συνέδριο υπό την εποπτεία του Υπουργείου Οικονομίας για τον προσδιορισμό της οφειλής[1]. Κατόπιν, με τη σύμβαση αυτή, και μέχρι του ποσού που πιστοποιείται σ’ αυτή ότι οφείλεται στον προμηθευτή, θα γίνει η εξόφληση αποκλειστικά μέσω της τράπεζας που συμμετέχει στη ρύθμιση, υπό την εποπτεία του Υπουργείου Οικονομίας.
Για την ολοκλήρωση της διαδικασίας αυτής, θα πρέπει να προβείτε άμεσα στις ακόλουθες ενέργειες, αρμοδιότητας του Υπουργείου Υγείας:
Α. Διαδικασία πιστοποίησης των οφειλών που αφορά την περίοδο των ανεξόφλητων τιμολογίων έως την 30/06/07.
Η όλη διαδικασία πιστοποίησης των οφειλών (από την καταγραφή των προμηθευτών μέχρι και την υπογραφή της σύμβασης) θα πρέπει να έχει ολοκληρωθεί, με ευθύνη των Διοικητών των Νοσοκομείων, εντός αποκλειστικής προθεσμίας δύο (2) μηνών από την λήψη της παρούσης εγκυκλίου.
Προκειμένου να εξασφαλιστεί η ομαλή ροή της ρύθμισης σε κάθε στάδιο (καταγραφή, πιστοποίηση, έλεγχος νομιμότητας πληρωμής, υπογραφή σύμβασης), είναι αυτονόητο ότι με την ολοκλήρωση της διαδικασίας για κάθε προμηθευτή (με αλφαβητική σειρά), αυτός θα μπορεί να προχωρεί στη διαδικασία εξόφλησης με την τράπεζα και δεν θα περιμένει την ολοκλήρωση των διαδικασιών για όλους τους προμηθευτές.[2]
Α.1 Καταγραφή
Με ευθύνη των Οικονομικών Υπηρεσιών των Νοσοκομείων.
α) Οι προμηθευτές θα πρέπει να καταγραφούν κατά κατηγορία, ανάλογα με το είδος της προμήθειας. Στις περιπτώσεις που οι προμηθευτές δραστηριοποιούνται ταυτόχρονα σε περισσότερες κατηγορίες προμηθειών, θα καταγραφούν στην κύρια κατηγορία δραστηριοποίησής τους.
β) Οι Προμηθευτές κάθε κατηγορίας εν συνεχεία θα καταγραφούν αλφαβητικά με βάση την εταιρική επωνυμία ή το επώνυμο του επιχειρηματία, όπως αυτά αναγράφονται στα εκκρεμή τιμολόγια.
i) Προμηθευτές φαρμάκων (ΣΦΕΕ)
ii) Προμηθευτές φαρμάκων (ΠΕΦ)
iii) Προμηθευτές ιατροτεχνολογικού και ειδικά αναλώσιμα (ΣΕΠ)
iv) Προμηθευτές υλικών τεχνητού νεφρού (ΠΑΣΠΥΤΕΝ)
v) Προμηθευτές ορθοπεδικού υλικού (ΠΑΣΥΠΟΥ)
vi) Προμηθευτές ιατρικών ειδών (αναλωσίμων) (ΠΑΣΥΠΙΕ)
γ) Βάσει της ανωτέρω κωδικοποίησης των προμηθευτών, θα συγκεντρωθούν και θα καταγραφούν από τα νοσοκομεία τα εκκρεμή τιμολόγια κατά προμηθευτή και κατά χρονολογική σειρά έκδοσής τους μέχρι 30.06.2007, καθώς και τα ανεξόφλητα χρεωστικά τιμολογίων και τα μη εκκαθαρισθέντα πιστωτικά που έχουν εκδοθεί σε σχέση με τα ανωτέρω τιμολόγια. Η συγκέντρωση και καταγραφή των εκκρεμών τιμολογίων θα συνεχιστεί προκειμένου να καλυφθεί το διάστημα μέχρι 31/ 12/ 2008, χωρίς η διαδικασία αυτή να επιβαρύνει την έγκαιρη υλοποίηση του χρονοδιαγράμματος για την αποπληρωμή των οφειλών που αφορούν το πρώτο στάδιο της ρύθμισης.
δ) Τέλος, θα συγκεντρωθούν και θα καταγραφούν κατά προμηθευτή σε ηλεκτρονική μορφή αρχείου τύπου Excel τα εκκρεμή τιμολόγια για τα οποία υπάρχει ανακοίνωση δέσμευσής τους, λόγω εκχώρησης και προεξόφλησης των απαιτήσεων από τα τιμολόγια αυτά σε τρίτες τράπεζες, προς εξασφάλιση χρηματοδοτήσεων (οποιασδήποτε μορφής και factoring) από τους προμηθευτές. Η καταγραφή αυτή θα περιλαμβάνει στοιχεία των τιμολογίων (αριθμός, ημερομηνία έκδοσης, αξία, ΦΠΑ) ανά έτος και ανά τράπεζα. Ομοίως με τα οριζόμενα στην παράγραφο γ, η καταγραφή των εκκρεμών τιμολογίων που έχουν εκχωρηθεί θα συνεχιστεί, προκειμένου να καλυφθεί και το διάστημα μέχρι 31/ 12/ 2008.
Το αρχείο αυτό, αφού συμφωνηθεί με το αντίστοιχο αρχείο που θα προσκομίσει ο προμηθευτής, θα πιστοποιηθεί και θα σταλεί επί αποδείξει στην τράπεζα, μέσω της οποίας θα υλοποιηθεί η ρύθμιση.
Α.2. Έλεγχος και πιστοποίηση των στοιχείων
Με την ολοκλήρωση της ανωτέρω καταγραφής από πλευράς των νοσοκομείων, οι προμηθευτές θα κληθούν εγγράφως με fax να προσέλθουν στην αρμόδια διεύθυνση του νοσοκομείου, εντός 5 εργασίμων ημερών από την ημερομηνία της έγγραφης ειδοποίησης, με αλφαβητική σειρά και να προσκομίσουν:
1. Κατάσταση σε ηλεκτρονική μορφή αρχείου τύπου Excel με τα εκκρεμή τιμολόγια κατά χρονολογική σειρά έκδοσής τους για τα έτη 2005, 2006, 2007 (μέχρι 30/06/2007)
2. Αναλυτική κατάσταση, σε ηλεκτρονική μορφή αρχείου τύπου Excel, με τα ανεξόφλητα χρεωστικά τιμολογίων και μη εκκαθαρισθέντα πιστωτικά, κατά χρονολογική σειρά έκδοσής τους, για το σύνολο των ανεξόφλητων τιμολογίων, για την ως άνω αναφερθείσα χρονική περίοδο.
Οι καταστάσεις αυτές θα εμπεριέχουν τα καταχωρημένα στα επίσημα βιβλία της εταιρείας στοιχεία. Θα περιλαμβάνουν την ημερομηνία έκδοσης του τιμολογίου, τον αριθμό του παραστατικού και το είδος αυτού, το ποσό του τιμολογίου, καθαρή αξία, αξία ΦΠΑ και συνολική αξία /ανεξόφλητο ποσό αυτού.
3. Κατάσταση σε ηλεκτρονική μορφή αρχείου τύπου Excel με τα εκκρεμή τιμολόγια για τα οποία υπάρχει ανακοίνωση δέσμευσής τους, λόγω εκχώρησης και προεξόφλησης των απαιτήσεων από τα τιμολόγια αυτά σε τρίτες τράπεζες, προς εξασφάλιση χρηματοδοτήσεων (οποιασδήποτε μορφής και factoring) από τους προμηθευτές. Η καταγραφή αυτή θα περιλαμβάνει στοιχεία των τιμολογίων (αριθμός, ημερομηνία έκδοσης, αξία, ΦΠΑ) ανά έτος και ανά τράπεζα.
4. Υπεύθυνη δήλωση του νομίμου εκπροσώπου της εταιρείας και του υπευθύνου λογιστηρίου, ότι τα καταγεγραμμένα στις καταστάσεις τιμολόγια και το συνολικό κατ’ έτος ποσό έχουν δηλωθεί στην ετήσια δήλωση εισοδήματος του νομικού ή φυσικού προσώπου, το οποίο έχει εκδώσει τα τιμολόγια και ότι δεν εκκρεμεί οφειλή από Φ.Π.Α. για τα αντίστοιχα τιμολόγια.
5. Φορολογική και ασφαλιστική ενημερότητα των αντιστοίχων ετών
6. Αναλυτική κατάσταση σε ηλεκτρονική μορφή αρχείου τύπου Excel με τα δελτία αποστολής, που αντιστοιχούν στα εκκρεμή τιμολόγια, όπως αυτά έχουν υποβληθεί με βάση τα προβλεπόμενα στην παράγραφο 1.
7. Υπεύθυνη δήλωση του νομίμου εκπροσώπου του προμηθευτή ότι το σύνολο των αναγραφομένων στα τιμολόγια προϊόντων, έχουν παραδοθεί στο νοσοκομείο και δεν έχει γνωστοποιηθεί εγγράφως οποιαδήποτε αμφισβήτηση σχετικά με την παραλαβή.
Τα ανωτέρω στοιχεία που θα προσκομίσουν οι προμηθευτές θα ελεγχθούν και θα διασταυρωθούν με τα αντίστοιχα στοιχεία των Οικονομικών Υπηρεσιών των Νοσοκομείων. Στη διαδικασία αυτή, σε περίπτωση αμφισβήτησης κάποιου στοιχείου, μπορεί να κληθούν και οι προμηθευτές για παροχή πρόσθετων διευκρινίσεων. Για τα τιμολόγια για τα οποία υπάρχει συμφωνία, ο αρμόδιος Διευθυντής Οικονομικών Υπηρεσιών, παρουσία και με σύμφωνη γνώμη του προμηθευτή ή του εξουσιοδοτημένου εκπροσώπου του, θα πιστοποιήσει στο συνημμένο συμφωνητικό «πιστοποίησης οφειλής από προμηθευτή» τα κατ’ έτος ποσά, για όλη τη χρονική περίοδο την οποία αφορά η παρούσα ρύθμιση.
Σε δεύτερο χρόνο η διασταύρωση των στοιχείων των νοσοκομείων και των προμηθευτών θα συνεχιστεί και για το διάστημα μεταξύ 01/07/ 2007 έως 31/ 12./ 2008, προκειμένου να έχει ολοκληρωθεί η απαραίτητη προεργασία για την υλοποίηση της δεύτερης φάσης της ρύθμισης.
]
Α.3 Έλεγχος της νομιμότητας πληρωμής
Το συμφωνημένο έγγραφο «πιστοποίησης οφειλής από προμηθευτή» μαζί με τα τιμολόγια και λοιπά φορολογικά παραστατικά (χρεωστικά τιμολογίων και εκδοθέντα πιστωτικά), καθώς και τα δικαιολογητικά που προβλέπει η υφιστάμενη νομοθεσία, θα αποσταλούν προς έλεγχο στον Επίτροπο/Πάρεδρο του Ελεγκτικού Συνεδρίου για την έκδοση της σχετικής εντολής πληρωμής. Μόνο τα τιμολόγια (και λοιπά φορολογικά παραστατικά) για τα οποία έχει εκδοθεί εντολή πληρωμής, μπορούν να αποτελέσουν αντικείμενο της σύμβασης μεταξύ Νοσοκομείου και προμηθευτή και να υπαχθούν στη ρύθμιση εξόφλησης.
Το ύψος της αξίας της σύμβασης θα περιλαμβάνει την καθαρή αξία των τιμολογίων (μετά την αφαίρεση των κρατήσεων προς τρίτους και πλέον του ΦΠΑ). Η απόδοση των κρατήσεων θα γίνεται με ευθύνη των νοσοκομείων από τις σχετικές πιστώσεις τους, στο χρόνο οριστικού διακανονισμού των οφειλών (όπως αυτός καθορίζεται στη σύμβαση), σύμφωνα με την υφιστάμενη νομοθεσία.
Α.4. Υπογραφή των συμβάσεων
1. Οι συμβάσεις αυτές θα υπογράφονται εντός δύο (2) ημερών από τη λήψη των εγκεκριμένων από τον Επίτροπο/Πάρεδρο του Ελεγκτικού Συνεδρίου εντολών πληρωμής, από το Διοικητή του Νοσοκομείου, το Διευθυντή Οικονομικών Υπηρεσιών του Νοσοκομείου και τον Προμηθευτή και θα καταχωρούνται σε ειδικό μητρώο κατ’ αύξοντα αριθμό υπογραφής τους.
2. Οι συμβάσεις θα υπογραφούν σε τέσσερα αντίγραφα εκ των οποίων ένα θα παραλάβει αυθημερόν ο προμηθευτής, ένα θα καταχωρηθεί αυθημερόν στο σχετικό φάκελο του νοσοκομείου, και από ένα θα σταλεί στο Υπουργείο Υγείας και Κοινωνικής Αλληλεγγύης, Διευθύνσεις Οικονομικών Υπηρεσιών και Προμηθειών και στην αρμόδια Υ.Π.Ε.
3. Με ευθύνη των Προϊσταμένων των Οικονομικών Υπηρεσιών των Νοσοκομείων, θα αποσταλεί στην τράπεζα μέσω της οποίας θα γίνει η ρύθμιση και στην Δ25 του ΓΛΚ, κατάσταση των συμβάσεων σε ηλεκτρονική μορφή αρχείου τύπου Excel, που θα περιλαμβάνει το όνομα του προμηθευτή, τον αύξοντα αριθμό της σύμβασης, το ύψος της καθαρής αξίας των απαιτήσεων της σύμβασης, καθώς και τα λοιπά στοιχεία της σύμβασης. Η αποστολή στην Δ25 του ΓΛΚ γίνεται με σκοπό την παροχή της εγγύησης του Ελληνικού Δημοσίου προς τα νοσηλευτικά ιδρύματα.
B. Διάφορα θέματα
1. Εφιστάται η προσοχή των υπευθύνων που μετέχουν στην πιστοποίηση ώστε κατά τη διαδικασία υπογραφής του συμφωνητικού πιστοποίησης, το σύνολο των τιμολογίων ανά προμηθευτή και ανά έτος, θα πρέπει να καταχωρείται σε φάκελο με αύξοντα αριθμό του συμφωνητικού πιστοποιητικού. Η κατάσταση των ανεξοφλήτων τιμολογίων θα ελεγχθεί, προκειμένου να διαπιστωθούν τυχόν ανακρίβειες, πλαστότητα ή εικονικότητα ή άλλες αλλοιώσεις εκ των οποίων δημιουργείται οφειλή εις βάρος του Δημοσίου.
2. Κατά τη διαδικασία πιστοποίησης οι εντεταλμένοι προς τούτο υπάλληλοι και διοικητές, δεν θα πρέπει να πιστοποιήσουν τιμολόγια για τα οποία δημιουργείται αμφιβολία ως προς την ακρίβεια και νομιμότητα. Επίσης δεν θα πιστοποιηθούν τιμολόγια για τα οποία θα υπάρχουν αμφιβολίες για το εάν έχουν δηλωθεί στην ετήσια δήλωση εισοδήματος του εκδότη τους, εάν έχει εξοφληθεί ο Φ.Π.Α., καθώς και για τις περιπτώσεις που δεν προσκομίζεται φορολογική και ασφαλιστική ενημερότητα.
3. Εάν κατά τον έλεγχο ο οποίος θα επακολουθήσει της πιστοποίησης, διαπιστωθεί ότι πιστοποιήθηκαν εικονικά, πλαστά ή ανακριβή στοιχεία, ή δεν προσκομίσθηκαν τα απαιτούμενα δικαιολογητικά, οι υπογράφοντες την πιστοποίηση υπάλληλοι, αλλά και οι προμηθευτές θα υποστούν τις νόμιμες συνέπειες που προβλέπονται από τις σχετικές διατάξεις.
4. Τα σχετικά δικαιολογητικά που ελέγχθηκαν από το Συνέδριο και ο αντίστοιχος τίτλος πληρωμής θα φυλάσσονται με ευθύνη των αρμοδίων υπαλλήλων του Νοσοκομείου, σε ειδικό αρχείο μέχρι τη χορήγηση της σχετικής πίστωσης στα νοσοκομεία και την εξόφληση του τίτλου πληρωμής
5. Οι Διοικητές των ΥΠΕ καθώς και οι Διοικητές των Νοσοκομείων, τα οποία υπάγονται στη ρύθμιση των χρεών, είναι υπεύθυνοι για την ομαλή ολοκλήρωση της σχετικής διαδικασίας εντός των ανωτέρω χρονικών ορίων και την προστασία των συμφερόντων του Δημοσίου.
Ειδικότερα, θα ορίσουν τα εντεταλμένα πρόσωπα για τη διαδικασία, το δικαίωμα υπογραφής, θα διαμορφώσουν τους αναγκαίους χώρους και θα λάβουν κάθε πρόσφορο μέτρο για την ομαλή, ταχύτατη και ορθή ολοκλήρωση της διαδικασίας.
Διευκρινίζεται ότι με την παρούσα εγκύκλιο ρυθμίζονται οι υποχρεώσεις των Νοσοκομείων του ΕΣΥ συμπεριλαμβανομένων των Ψυχιατρικών, ΩΝΑΣΕΙΟΥ Καρδιοχειρουργικού Κέντρου, Γ.Ν. ΠΑΠΑΓΕΩΡΓΙΟΥ ΘΕΣ/ΚΗΣ, ΑΡΕΤΑΙΕΙΟΥ και ΑΙΓΙΝΗΤΕΙΟΥ.
Εντός των προσεχών ημερών, θα σας αποσταλεί και το συμφωνητικό πιστοποίησης για τη σύναψη της συμφωνίας σας με τους προμηθευτές.
Είναι αυτονόητη η άμεση έναρξη της διαδικασίας αυτής, από τη Δευτέρα 6/4/2009. Είναι επίσης αυτονόητο, ότι έχετε ήδη κάνει όλη την προεργασία, όπως σας είχαμε ζητήσει κατά τις συναντήσεις που οργανώσαμε στο Υπουργείο με όλους τους Διοικητές των ΥΠΕ και των νοσοκομειακών μονάδων μας αντίστοιχα 16 17 και 18 Μαρτίου 2009.
Είναι ανάγκη να επισημανθεί ότι η ρύθμιση των χρεών αφορά το διάστημα μέχρι 31/12/2008. Κατά συνέπεια τα νοσοκομεία υποχρεούνται να προβαίνουν κανονικά, σύμφωνα με τις διατάξεις του νόμου, στην αποπληρωμή των οφειλών τους που έχουν δημιουργηθεί μετά την 01/01/2009.
Συνημμένα στην παρούσα εγκύκλιο συνάπτεται σχέδιο συμφωνητικού πιστοποίησης το οποίο θα ακολουθήσει.
Ο ΓΕΝΙΚΟΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΑΣ
ΑΡΙΣΤΕΙΔΗΣ Σ. ΚΑΛΟΓΕΡΟΠΟΥΛΟΣ – ΣΤΡΑΤΗΣ